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档案管理工作制度

文章来源: 作者: 发布时间:2012年12月04日 点击数:

档案管理工作制度

一、     学校领导和办公室应把档案工作列入议事日程,加强具体指导。

二、     档案工作实行统一领导,集中管理。凡学校在工作中形成的全部文件材料(包括文书、科技、财会、声像等),统一由档案室管理,以维护档案的完整与安全。

三、     坚持文书部门立卷制度。学校工作中形成的文件材料,由文书部门或业务部门收集、分类、整理、组成案卷,于第二年四月份移交档案室保存,并提供利用。

四、     编制《档案分类大纲》、文件材料《归档和不归档范围》和《档案保管期限表》,并依照执行。

五、     应将库房和办公室分开。库房应坚固、干燥、阴凉,并配置防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防高温等设施。发现受潮、破损、变质档案,应及时修补、复制和作其他技术处理。

六、     应编写档案目录、卡片、索引等必要的检索工具,编写大事记、组织沿革等。

七、     管理人员调动工作时,必须办好档案交接手续。

 


 

档案室库房管理制度

一、     档案库房要与办公室分开。库房内不许住人,非档案人员不得进入库房。

二、     档案库房要设在机关的安全部位,做到“八防”。

三、     库房内不准存放易燃易爆物和粮油食品及其他杂物。

四、     库房内必须置有灭火器材和温湿度测量计。

温度控制在1418℃,最高不超过20℃。

相对湿度5065%,最高不超过70%

声像档案的相对湿度为3040%

五、     库房要经常打扫,保持清洁。

六、     节假日安排值班照库,确保档案安全。

七、     档案库房要经常检查,发现不安全因素或者短缺、错放、生虫、发霉、鼠患等情况,及时妥善处理。

八、     管库人员调动,必须清点档案,办理交接手续。

 


 

档案鉴定销毁制度

一、     一切档案非经鉴定批准,不得销毁。

二、     档案鉴定工作分两步进行:

1、         初步鉴定:与档案的立卷工作同步进行。

2、         期满鉴定:即按照已定的保管期限进行鉴定。

三、     档案鉴定工作必须在办公室主任的主持下,由档案部门和有关部门组成鉴定小组共同进行。

四、     档案鉴定工作必须依据上级或专业主管机关制定的档案鉴定销毁标准和保管期限表进行,不得有任何随意性。

五、     档案鉴定工作采取直接鉴定法——凡保管期限满的档案,均须直接地、逐件逐张地审查文件,判定其价值,决定销毁或延长保管期限。

六、     经鉴定,对没有保存价值的档案,要编造档案销毁清册,写出销毁档案的分析报告,经审查批准方可销毁。

七、     销毁档案必须指定专人监销,销毁人员和监销人要在销毁清册上签字,以示负责。

 

 


 

档案统计工作制度

一、     为了决策、规划、指导工作和管理档案的需要,必须对档案工作的现状及其变化进行精确的统计。

二、     档案统计工作的任务:

1、         经常及时地提供档案收进、移出、整理、鉴定、保管等方面的数据。

2、         及时提供档案在一定时间、地点、条件下实际被利用的有关数据。

3、         全面完整地提供档案工作人员、机构、经费、设备等方面的数据。

4、         对各种数据进行整理和分析,为制定计划和检查工作、总结经验提供数据。

三、     档案统计工作的要求:准确、及时、科学。

四、     档案统计的基础是档案登记。档案室一般应建立以下几种登记:卷内目录、案卷目录,总登记薄,档案利用,复制和安全状况登记等。

五、     档案统计报表使用统一计量单位:卷、册、盒、袋、米。

六、     档案统计资料作为正式文件归档保存。

 

 


 

档案利用登记制度

机关档案一般属未开放范围,查阅、借出须遵守如下制度:

一、     本单位人员查阅档案,须经办公室主任批准,并履行登记手续。

二、     外单位查阅档案,须持介绍信,并说明利用目的和范围,经领导批准方可查阅。

三、     阅档时不得吸烟、饮水,不得翻阅和摘录与利用目的无关的内容。

四、     利用者必须严格遵守保密制度。

五、     利用者必须爱护档案资料,严禁拆卷、抽取、涂改、圈点、划线或污损档案,违者按照档案法追究责任。

六、     提供档案证明材料与档案原件相符。证明材料应签注档案室名称、档案出处,加盖公章,以示负责。

七、     档案一般不得外借。特殊情况需借出,须经领导批准,登记并签字,规定借用期限。借阅者应负责档案的完整与安全,不能转借、私自影印、复制、翻印。若发现有缺短、涂改、损毁情况,应立即请示领导处理。

八、     凡查阅档案资料者,均须填写《档案利用效果登记表》。

九、     档案员要热情接待,坚持制度,总结经验,不断提高服务质量。

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